Miten verkkopalvelun suunnittelu ja toteutus kilpailutetaan oikeaoppisesti? Millaista tietoa tarjouspyynnössä pitää olla? Mitkä asiat kannattaa ottaa huomioon jo ennen tarjouspyynnön tekemistä?

Onnistuneen tarjouspyynnön avulla kasvatat todennäköisyyttä sille, että saat palveluntarjoajilta keskenään vertailukelpoisia sekä yrityksesi tarpeet täyttäviä tarjouksia. Samalla säästät aikaa ja energiaa. Jos kilpailutat useampaa palveluntarjoajaa, tulevat ne todennäköisesti kysymään sinulta samat kysymykset, ehkä vain hieman eri tavalla muotoiltuina.

Nämä seitsemän asiaa huomioimalla saat tehtyä hyvän ja vertailukelpoisen verkkopalvelun tarjouspyynnön:

1. Verkkopalvelun uudistamisen tarve
2. Verkkopalvelun alusta, sisällöt ja toiminnallisuudet
3. Verkkopalvelun suunnittelu
4. Budjetti
5. Aikataulu
6. Sivuston ylläpito ja jatkokehitys
7. Erityistoiveet ja päätöksentekokriteerit

1. Verkkopalvelun uudistamisen tarve

Selvitä ensin itsellesi ja palveluntarjoajalle kaksi olennaisinta asiaa:

Mikä on verkkopalvelusi päätavoite?

• Ohjata asiakas ostamaan jotakin?
• Tukea myyntiä ja toimia markkinoinnin kotipesänä?
• Kerätä liidejä, eli yhteydenottoja asiakkailta?
• Toimia viestinnällisenä kanavana?
• Jotain muuta, mitä?

Miksi verkkopalvelusi kaipaa uudistamista?

• Onko palvelussa tunnistettu teknisiä haasteita? Millaisia?
• Halutaanko päivittää ulkoasua ja yrityksen brändiä?
• Olisiko syytä parantaa asiakkaan käyttökokemusta ja ohjaamista palvelussa?
• Halutaanko sivusto saada tuottamaan nykyistä enemmän päätavoitteen mukaisia tuloksia, kuten esimerkiksi myyntiä ja yhteydenottoja?
• Halutaanko helpottaa sivuston ylläpitäjien työtä?
• Joku muu syy, mikä?

Lisäksi on hyvä mainita tarjouspyynnössä verkkopalvelun erilaiset käyttäjäkohderyhmät. Näitä voi olla useita, sillä verkkosivuston tulee yleensä palvella asiakkaiden lisäksi muitakin kohderyhmiä, esimerkiksi mediaa, sijoittajia ja työnhakijoita.

Lisäksi on hyvä kirkastaa sekä itselleen että tarjouspyyntöön se, mikä on verkkopalvelun uudistamisen ensisijainen tavoite. Mikä on tärkeintä, mitä uusi palvelu saa onnistuessaan aikaan?

2. Verkkopalvelun alusta, sisällöt ja toiminnallisuudet

Seuraavaksi kannattaa miettiä millaisia sisältöjä verkkopalvelussa tarjotaan ja millaisia toiminnallisuuksia käyttäjätarpeet edellyttävät. Lisäksi jo tässä vaiheessa on hyvä tuoda esiin, jos on toive valittavasta alustasta (esim WordPress tai Drupal) kehitettävälle palvelulle.

Jokaisella sivulla on yleensä hyvä olla kuvia ja tekstiä, mutta kannattaisiko niiden oheen liittää esimerkiksi asiakaspalvelua parantavia toiminnallisuuksia kuten yhteydenottolomake, laskuri tai chat-ominaisuus? Tarjouspyynnössä on hyvä tuoda esiin, jos tällaisia on mietitty verkkopalveluun sisällytettäviksi. Muita sisältöä tarjoavia toiminnallisuuksia voivat olla esimerkiksi blogi, tapahtumakalenteri tai tuotekatalogi.

Lisäksi on erittäin tärkeää selvittää tarvitaanko palveluun integraatioita, eli tiedon jakamista verkkopalvelun ulkopuolisen järjestelmän kanssa. Tällainen voi olla esimerkiksi asiakkaan oma toiminnanohjausjärjestelmä tai yhteistyökumppanin järjestelmä, joka nostaa esiin vaikkapa asiakkaan julkaisemia mediatiedotteita, työpaikkoja tms.

Toiminnallisuuksien listaus helpottaa vertailukelpoisen tarjouksen laatimista, sillä erilaisten integraatioiden toteuttaminen saattaa heilauttaa kustannusarviota suuntaan tai toiseen.

3. Verkkopalvelun suunnittelu

Tarjouspyynnössä on hyvä mainita, onko yrityksellä graafista ohjeistoa tai brändikirjaa käytettävissä. Se antaa suuntaa visuaalisen suunnittelun tarpeelle projektin yhteydessä.

Jos suunnitteluun liittyy erityisiä vaatimuksia, niistä on olennaista kertoa jo tarjousvaiheessa. Jos palvelun halutaan esimerkiksi täyttävän tietty WCAG 2.1 -saavutettavuuskriteerien mukainen taso, tai palvelun suunnitteluvaiheessa on selkeä tarve käyttäjätestaukselle, näistä on hyvä kertoa jo tarjouspyynnössä. Nämä kaikki vaikuttavat suunnitteluun tarvittavaan aikaan ja sen kautta myös hinnoitteluun.

Lue lisää aiheesta: Redland huomioi saavutettavuuden verkkopalveluissa

4. Budjetti

Budjetin selkeä määrittely auttaa palveluntarjoajaa laatimaan tarjouksen sen mukaisesti mitä kyseisellä summalla on mahdollista toteuttaa.

Jos budjetti tuntuu liian tiukalta asiakkaan kaikkiin toiveisiin nähden, palveluntarjoaja voi hyvän tarjouspyynnön perusteella ehdottaa projektin vaiheistamista sen mukaisesti mikä on tärkeintä toteuttaa ensin ja mitä voidaan kehittää myöhemmin.

Kun budjetti on tiedossa on useamman palveluntarjoajan kilpailuttaminen mahdollista ja tarjoukset vertailukelpoisia. Sekä asiakas että palveluntarjoaja säästävät aikaa, kun tällä hetkellä mahdollisen kokonaisuuden laajuus on tiedossa. Ei kannata lähteä turhaan hahmottelemaan liian isoa kokonaisuutta, ellei rahaa sellaisen toteuttamiseen ole olemassa.

5. Aikataulu

Usein verkkopalveluiden uudistukset vievät useamman kuukauden aikaa. Siksi on tärkeää, että odotukset ovat realistiset ja palveluntarjoaja pystyy antamaan oman läpinäkyvästi laaditun aikatauluehdotuksensa projektille.

Aikataulu on toki monen tekijän summa, mutta alustavan aikataulun määritys jo kilpailutustilanteessa antaa palveluntarjoajalle tärkeät raamit toimia asiakkaan odotuksiin nähden – varsinkin, jos palvelun julkaisulle on tiedossa projektista riippumaton aikaraja.

6. Sivuston ylläpito ja jatkokehitys

Tarjouspyynnössä kannattaa myös ilmaista tarve sivuston tekniselle ylläpidolle sekä halukkuus palvelun jatkokehitykselle. Monet palveluntarjoajat tarjoavat sekä ylläpito- että jatkokehityspalveluita, joten niistäkin voi jo tarjousvaiheessa kysyä.

Tulevaisuuden tarve voi olla esimerkiksi verkkokaupan perustaminen verkkopalvelun oheen. Tällaisista suunnitelmista kannattaa mainita jo tarjouspyynnössä.

7. Erityistoiveet ja päätöksentekokriteerit

Jo alkuun on hyvä hahmottaa, mitkä asiat ovat ensisijaisen tärkeitä hankkeessa sekä yhteistyömallissa. Tässä kohdassa on hyvä mainita toiveet yhteydenpidolle, työpajojen käytölle ja muille projektijohdollisille seikoille.

Lisäksi tarjouspyynnössä kannattaa mainita tärkeimmät päätöksentekokriteerit.  Palveluntarjoajat voivat mukautua kilpailutukseen niin, että ne tarjoavat parasta osaamistaan juuri sinun yrityksesi tarpeisiin. Pyydä referenssit samankaltaisista projekteista kuin omasi tulisi olemaan.

Kun sinulla on mietittynä yllä mainitut asiat ja listattuna tarjouspyyntöösi, kilpailutuksesi on jo hyvällä mallilla. Seuraava vaihe on etsiä sopivan tuntuiset palveluntarjoajat ja lähettää tarjouspyyntö heille kaikille samanlaisena.

Onnistuneen verkkopalvelukilpailutuksen tunnistaa siitä, että tarjoukset ovat kaikki vertailukelpoisia keskenään. Kaikki palveluntarjoajat ovat toimineet tällöin samojen raamien sisällä.

Lisävinkkimme

Verkkopalvelun määrittely

Verkkopalvelun määrittely tarkoittaa, että palveluntarjoaja auttaa tilaajaa verkkopalvelun toiminnallisuuksien, suunnittelun sekä etenemissuunnitelman laatimisessa. Määrittely tehdään omana kokonaisuutena ennen varsinaisen projektin aloittamista.

Me Redlandilla suosittelemme usein projektien käynnistämistä määrittelyvaiheella. Määrittelyn perusteella sekä meille että asiakkaalle syntyy selkeä käsitys verkkopalvelun kokonaisuudesta ja pystymme sen perusteella tarkentamaan toteutuksen hintaa.

Pyydä tarjouksen esittely

Kilpailutuksen edetessä toimiva tapa tutustua eri palveluntarjoajiin on pyytää heiltä tarjouksen esittelyä. Tällöin palveluntarjoaja voi esittää tarjouksensa ja käydä sen vaiheistusta läpi henkilökohtaisesti

Samalla pääset näkemään osuvatko henkilökemiat ja toimintatavat yhteen sinun yrityksesi kanssa. Töitä tehdään kuitenkin aina ihmisten kanssa ja hankkeen mielekkyyttä lisää se, että asianomistajat ovat samalla aaltopituudella.

Verkkopalvelun uudistus on myös mahdollisuus uudistaa markkinointia

Ennen kuin alat listaamaan tarjouspyynnön kannalta oleellisia asioita, me haastamme sinut miettimään hetken ajan markkinointiasi laajemmasta näkökulmasta.

Pitkällä kokemuksella tiedämme, että verkkopalvelun uudistus on loistava mahdollisuus uudistaa myös yrityksen brändiä. Onhan verkkopalvelu lähes aina yrityksen myynnin ja markkinoinnin sydän. Vaikka et haluaisikaan kokonaan muuttaa yrityksesi tunnistettavaa ilmettä, saattaa asiakaslupauksen sisältäviä pääviestejä olla syytä hioa niin, että ne tulevat parhaiten esiin uudessa verkkopalvelussa.

Vaikka brändiasioihin ei puututtaisi lainkaan, verkkopalvelu-uudistuksen yhteydessä on huomioitava palvelun parantaminen myös analytiikan, hakukoneoptimoinnin ja digimarkkinoinnin näkökulmista.

Lue tästä lisää tutustumalla artikkeliimme: Verkkosivuston uudistus harkinnassa? Ota huomioon nämä asiat.

Tarvitsetko apua?

Olet jo oikeassa paikassa. Meillä Redlandilla on yli kahdenkymmenen vuoden kokemus sekä verkkopalveluiden että brändien uudistamisesta. Ota rohkeasti yhteyttä!